Bestyrelsesmøder
- Antal møder
Cirka hver anden måned eller efter behov.
Første møde afholdes senest 14 dage efter den årlige generalforsamling.
På første møde er der konstituering.
- Møderne
Møderne foregår efter aftale
Starttidspunkt kl.19:00
Møderne afholdes i klubben med mindre andet aftales.
Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig i hastesager, hvis minimum 5 bestyrelsesmedlemmer er til stede på mødet.
Under normale forhold(ikke hastesager) skal alle medlemmer af bestyrelsen være til stede, for at bestyrelsen er beslutningsdygtig.
Evt. tilsagn til beslutninger for medlemmer, som ikke måtte være til stede ved mødet, kan afgives i forbindelse med kommentarer til referatet.
Kommende møde aftales, hvis muligt som sidste punkt på dagsorden.
- Indkaldelse til møder
Indkaldelse sendes ud af sekretæren 8 dage før sammen med udkast til tilhørende dagsorden.
Punkter til dagsorden indsendes senest 2 dage før mødet afholdes på omsendte udkast.
Sekretæren samler dagsorden til mødet, hvor denne godkendes.
- Referater
Referater udfærdiges efter hvert bestyrelsesmøde af sekretæren, hvorefter dette rundsendes til alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
Referatet godkendes efterfølgende pr. mail. – stiltiende samtykke.
Bestyrelsen kan fremkomme med rettelser og indsigelser til referatet i den følgende uge. Herefter er referatet godkendt.
Opgavefordeling
- Formand
Ajourføring af love og regler.
Orientere om nyheder og tiltag fra land og kreds, som udgangspunkt på bestyrelsesmøder.
Holde bestyrelsen opdateret med tiltag i klubben.
Repræsentere klubben ud ad til.
Kontakt til kommunen.
Deltage i landsmøder og kredsmøder.
- Næstformand
Turneringsansvarlig.
Ansvarlig for præmier og gaver til dommere og konkurrencevindere.
Stedfortræder for formanden.
- Kasserer
Føre regnskab, indkassere kontingent og betale regninger.
Afregne med kreds og land
Holde bestyrelsen opdateret om regnskabet på bestyrelsesmøderne ved fremlæggelse af opdateret regnskab
Føre protokol med medlemdatabasen.
Holde bestyrelsen orienteret om ind og udmeldinger til og fra andre klubber.
Deltage i lands- og kredsmøder.
- Sekretær
Lægge referat i Bestyrelsesarkiv i Klubmodul.
Udfærdige og opbevare dagsordner på samme vis.
- Materiale ansvarlig
Ansvarlig for materialer til træning og konkurrencer.
Meddele på bestyrelsesmøder, når der er behov for nyanskaffelser eller renovering af materialer.
Koordinering af græsslåning, aflæsning af vand, el og tømning af septiktank.
Nøgleansvarlig, holder orden på udlevering og returnering af nøgler til trænere og bestyrelsesmedlemmer.
- Personale og bar ansvarlig
Afholde møder med Instruktører efter behov.
Koordinere hold og Instruktører.
Formidling af nyheder og emner mellem Instruktør og bestyrelsen.
Opdatering på uddannelse og efteruddannelse af Instruktører og aspiranter.
Afholde årlige tilfredshedsmøder med de respektive hold og efterfølgende samtaler med Instruktørerne.
Orientere ved bestyrelsesmøder om nyt fra Instruktører eller andet personale.
- Konkurrenceudvalgsansvarlig
Have det overordnede ansvar for at sikre sig at nedenstående bliver udført.
Konkurrenceudvalget skal sørge for de praktiske opgaver op til og i forbindelse med afvikling af konkurrencer i DCH Vejen.
Uddannelse af nye sporlæggere, samling af sporlæggere til konkurrencer
Bestilling af dommere, finde hjælpere herunder sporlæggere og figuranter, finde arealer, opstille baner, have styr på beregnercentral og oprydning efter afvikling af konkurrencen.
Aftale med køkkenet om servicering ved konkurrencer.
Hvis der er afvigelser, skal bestyrelsen orienteres.
Afholde evalueringsmøde senest en uge efter konkurrenceafvikling.
Annoncere konkurrencer i klubben i god tid fx på hjemmesiden eller på Facebook.
Skriftligt materiale i forbindelse med konkurrence lægges i Dropbox.
Opmuntre medlemmer til at komme med input og motivere til deltagelse i klubbens konkurrencer, som hjælpere, tilskuere eller deltagere.